Ontvlechting COWWI
Het beëindigen van de bestuursovereenkomst en daarmee de samenwerking in het COWWI heeft incidentele en structurele financiële effecten. De incidentele effecten betreffen de frictiekosten deze hebben een eenmalig c.q. tijdelijk karakter. De structurele effecten betreffen de inbedding van het eigen deel van het ontbonden COWWI in de eigen organisatie en de wijze waarop wij de kosten hiervan gaan dekken. In deze tussenrapportage hebben wij de financiële gevolgen meerjarig verwerkt.

In onderstaand overzicht zijn de structurele tekorten meerjarig inzichtelijk gemaakt en geven wij de dekkingsmogelijkheden weer. In 2017 en 2018 wordt het volledig tekort gedekt uit de frictievergoeding die wij ontvangen van Hollands Kroon. In 2019 deels frictievergoeding en deels besparing huisvesting Tuitjenhorn.  Het structureel tekort in 2020 en verdere jaren bedraagt 401 duizend. Dit tekort wordt gedekt door vrijval budgetten bedrijfsvoering, budgetten sociaal domein en besparing op de huisvesting Tuitjenhorn.

Bedragen x € 1.000

Personeel en Organisatie P&O
Taakstelling op koers

De taakstelling op apparaatskosten van 1,5 miljoen zal worden gehaald. Voor 2017 zal nog structureel 231 duizend gerealiseerd worden op de loonkosten.

De afgelopen periode is een slag gemaakt met Strategische Personeelsplanning (SPP) om te anticiperen op de toekomst met betrekking tot benodigde vaste formatie en flexibele schil.

Van vast naar flex
Gelet op de ontwikkelingsopgave van de organisatie is het verstandig er vaker voor te kiezen vrij gekozen formatie tijdelijk in te vullen of dienstverbanden tijdelijk uit te breiden. Deze oplossingen worden ook toegepast bij projecten en bij pieken in het werk en bij langdurig ziekteverzuim. Hierdoor neemt de vaste bezetting af en de flexibele bezetting toe.
In het 1^e kwartaal bedroeg de flexibele schil 12% van de loonkosten.  Onze indicator 2017 is 10%. Landelijk was dit in 2015: 15%.
Het betekent overigens niet dat we duurder zijn geworden want we zoeken de oplossing binnen de afgesproken begroting.

3 trainees erbij
De werving van drie trainees is eind april gestart en we verwachten in de zomer de trainees aan te stellen.

Ziekteverzuim moet dalen
Het ziekteverzuim over het 1e kwartaal bedroeg gemiddeld 5,9%. Landelijk was dat voor soortgelijke organisaties in 2015 4,9%. Er is landelijk een stijgende trend. Onze doelstelling is 4% (25% van  vergelijkbare gemeentes haalt dit percentage, dus waarom wij niet).

Het verzuim is te hoog en dat is niet acceptabel.

Het relatief hoge ziekteverzuimcijfer wordt veroorzaakt door de categorie ‘extra langdurend verzuim’ (meer dan 12 maanden) Dat is 2,0%. Landelijk is dat 0,8%. In Schagen zijn bovengemiddeld veel langdurig zieken. De overgrote meerderheid hiervan heeft zeer ernstige fysische en fysiologische problemen. Het gaat dus niet om stress of burn-out problematiek.

Onze verwachting is wel dat het percentage in de loop van 2017 gaat dalen in verband met verwachte terugloop in 2017 van deze extra langdurige verzuimcases.

Voor de individuele zieke medewerkers en hun families is veel en warme aandacht. Ons beleid gaat sterk uit van wat een persoon nog wel kan. Men wordt gemotiveerd om zoveel als kan aan het werk te blijven of betrokken te blijven bij de organisatie. We gaan echter nog meer inzetten op het verscherpen van  preventieve maatregelen, waaronder het vroegtijdig signaleren.  We gaan nog meer aandacht geven aan het kortdurend en middellang verzuim.

Opleidingen
Wij zijn trots op het enthousiasme van medewerkers die zich willen ontwikkelen! Met behulp van de Ontwikkelnavigator hebben in het eerste kwartaal 367 medewerkers deelgenomen aan diverse trainingen en opleidingen, die in-company zijn verzorgd. Onder andere de schrijftrainingen voor bestuurlijke stukken en ‘Veilig werken doe je samen’ zijn goed bezocht. Het op ontwikkeling gerichte beleid werpt vruchten af.

Huisvesting
In maart 2015 heeft u een krediet beschikbaar gesteld voor de verbouwing van het gemeentehuis aan de Laan, waarbij de gemeentelijke organisatie na de verbouwing nog vanuit twee gebouwen zou werken. Door de ontvlechting van het COWWI en nog een aantal slimme constructieve aanpassingen werken wij sinds de verbouwing vanuit één gebouw.
In ons gebouw staat ontmoeting en samenwerking met inwoners, bestuur en natuurlijk  elkaar  centraal. De verbouwing is binnen planning en binnen budget gerealiseerd. De eerste ervaringen van de gebruikers  zijn overwegend erg positief. Grootste minpunt is de hoge druk op de bestaande werkplekken op sommige momenten. Dit is niet helemaal met werkritme en gedragsverandering op te lossen. BYOD gaat dit probleem grotendeels oplossen en zal werktijd nog efficienter maken en het flex concept (ontmoeten, samen maken) belangrijk versterken.

Modernisering ICT
De modernisering van de ICT loopt volgens planning. De nieuwe ICT-omgeving wordt ondergebracht in het Datacenter Noord-Holland te Alkmaar. In 2017 gaan wij onze ICT-omgeving volledig onderbrengen in de cloud en hebben wij geen systemen meer in het gemeentehuis. De uitwijkvoorziening is gerealiseerd in een tweede datacenter in Amsterdam.

Per 1-4-2017 is ook de ICT-ontvlechting van het COWWI gerealiseerd . Dit i.v.m. het beëindigen van de samenwerking in het sociaal domein met de gemeente Hollands Kroon.

Gebruik mobiele apparaten (BYOD)
Voor de aanschaf van mobiele apparaten (laptops, tablets, telefoons) vragen wij in 2017 een extra budget aan van 486 duizend om in één keer over te kunnen stappen op het bring-your-own-device bedrijfsvoeringsprincipe voor alle medewerkers. Investeringen in traditionele vaste computers en telefoons komen te vervallen. Het werken op mobiele apparaten draagt bij aan een taakgerichte organisatie waarbij de medewerkers maximaal bereikbaar zijn en op locatie diensten kunnen verlenen. De benodigde applicaties en informatie worden in een beveiligde omgeving aangeboden op de apparaten.

Archief
Het schonen en digitaliseren van de (fusie)archieven loopt volgens planning. Ong. 760 meter bouw- en beleidsarchief wordt in 2017 bewerkt en deels digitaal overgedragen aan het regionaal archief. Ook is een pilot gestart met een nieuw moderner DMS-systeem.

De jaarlijkse beoordeling van de archiefinspecteur laat een forse verbetering zien van het informatiebeheer in de organisatie. De stoplichtrapportage laat geen rode bollen meer zien.

Digitalisering bestuurlijk besluitvormingsproces
Het besluitvormingsproces t.b.v. de raad, college en MT is gedigitaliseerd. Dat is een mooie stap. We zijn echter nog niet tevreden over de werking van het onderliggende systeem (Corsa) en bekijken de mogelijkheden voor verbetering van het digitale proces richting bestuur en directie.

Besparing papier
Door de toenemende digitalisering in de processen gebruikt de organisatie steeds minder papier. Het aantal printer/kopieermachines in de organisatie is teruggebracht van 20 naar 7 apparaten. Het papierverbruik is met meer dan 50% verminderd t.o.v. vorig jaar.